¿Necesito un servidor?

Factores a considerar cuando evalúa sus necesidades

Su pequeña organización sin fines de lucro está creciendo. Tiene más personal, más computadoras, impresoras y documentos que almacenar. Tal vez sea el momento de adquirir un servidor y administrar las TI en su oficina.

El término "servidor" puede significar muchas cosas. Puede referirse al hardware en sí, al sistema operativo que se ejecuta en él o a un software que proporciona un servicio específico, como entrega de correo o el hospedaje de un sitio web. A menudo, un servidor es una computadora de alto rendimiento que utiliza software o un sistema operativo especializado para almacenar datos y centralizar recursos en toda una oficina.

Cómo determinar si necesita un servidor

Ahora que ya sabe lo que es un servidor, ¿cómo saber si mi organización se puede beneficiar al tener uno? Hay varios factores a considerar para tomar esa decisión.

1. Número de estaciones de trabajo y empleados

En la mayoría de los casos, el mayor motivo para hacerse de un servidor es un aumento en el número de estaciones de trabajo y empleados que utilizan su red. Si bien no hay un número mágico, si tiene cinco personas en su oficina y cada uno usa una computadora, es posible que desee considerar un servidor para administrar mejor y consolidar su creciente carga de trabajo.

El caso resulta aún más obvio cuando sus números aumentan, conforme se acerca a los 10 empleados/estaciones de trabajo los beneficios son aún más claros.

2. Uso compartido de archivos

Conforme la organización crece se necesita aún más compartir archivos y recursos. Un servidor hace que esto sea más fácil. Un empleado puede guardar archivos en un servidor y otro puede ver el archivo y trabajar en él. Un servidor también está diseñado para ayudar a compartir otros recursos, tales como bases de datos e impresoras.

3. Almacenamiento de Datos

Con el aumento en el número de empleados también aumenta la cantidad de datos que su organización debe almacenar. Los servidores están diseñados para almacenar: la mayoría no sólo vienen equipados para almacenar muchos datos sino que también le permiten agregar capacidad de almacenamiento que necesitará más adelante.

4. Administración de usuarios

Un servidor puede ayudarlo a administrar los usuarios de una red. Todos los sistemas operativos de servidor - como Windows y Linux, ofrecen servicios de directorio (como Windows Active Directory), con los cuales puede crear cuentas de usuario.

Estas cuentas de usuario de red le dan más control sobre los recursos de la red a los que sus usuarios pueden tener acceso. Por ejemplo, puede asignar un usuario o un grupo de usuarios para tener acceso a la carpeta de recursos humanos, pero evitar que otros la abran. Del mismo modo, es posible que desee dar el administrador financiero y a su asistente de medio tiempo, y sólo ellos, acceso a una impresora para imprimir cheques. Tener un servidor puede hacer este tipo de administración de la red una realidad.

También puede utilizar otras herramientas basadas en red para administrar en forma centralizada estas estaciones de trabajo. Por ejemplo, la herramienta gratuita Windows Software Update Services le da la posibilidad de distribuir actualizaciones de Microsoft a las PC de su red, controlar las actualizaciones que recibe cada grupo de computadoras y monitorear el estatus de las actualizaciones en las PC. Existen herramientas similares para antivirus y otros programas de seguridad.

5. Copias de seguridad

Sin un servidor, su personal se ve forzado a guardar su trabajo en sus propias computadoras, dejando los archivos y carpetas dispersos entre muchas máquinas. Conforme el número de PCs se incrementa en su entorno, el respaldar estos archivos se puede volver más difícil de administrar y consumir más tiempo.
Consolidar los datos en un servidor hace que pueda enfocar sus procesos de respaldo a carpetas clave en una ubicación centralizada. También puede aprovechar software más poderoso de respaldo con base en servidores (tal como Symantec Backup Exec, EMC Retrospect for Windows o Macintosh), los cuales ofrecen características de copias de seguridad y restauración adicionales.

6. Rendimiento

Los servidores están diseñados para alojar a varios usuarios simultáneamente. Para mejorar el rendimiento están equipados para tener más memoria y poder de procesamiento que una computadora de escritorio normal. Si el compartir archivos o una base de datos desde la computadora de otro empleado con una configuración punto a punto lo está retrasando, entonces es momento de considerar un servidor.

7. Aplicaciones

Las aplicaciones como bases de datos de donantes, administración de las relaciones, seguimiento de proyectos en equipo e incluso correo electrónico requieren servidores para operar.
Al igual que muchas tecnologías de la información, las aplicaciones basadas en servidor giran en torno a un modelo de servicio basado en internet. Sin embargo, bajo ciertas circunstancias, tal vez quiera hospedar algunas aplicaciones en su propio servidor.

El rendimiento es un problema si se encuentra en un área en la que no tienen un acceso confiable a internet de banda ancha. Es posible que quiera tener mayor control sobre la configuración de estas aplicaciones y después de sopesar los costos de soportar su propia aplicación basada en servidor, podría resultar más económico usar su propio servidor en lugar de tener un proveedor de servicios que le proporcione un host.

Paquetes de servidor

Hay opciones de sistemas operativos que incluyen la mayoría de las aplicaciones más comunes que una oficina necesita, tales como correo electrónico, base de datos y herramientas de colaboración en grupo. Son especiales para oficinas pequeñas y medianas, y están diseñados para reducir las conjeturas y proporcionar un conjunto de aplicaciones predeterminadas. Mientras que estos paquetes le permiten agregar componentes conforme sus necesidades aumenten o cambien, podrían tener algunas limitaciones debido a que el software viene en paquete.

Opciones Adicionales

Debido al crecimiento del desarrollo de software para internet y al reuso de algunas tecnologías estándar, las organizaciones sin fines de lucro, en especial las ONGs pequeñas, tienen más opciones que los servidores internos tradicionales.

Aplicaciones hospedadas

Conforme el acceso a internet de banda ancha se vuelve más común en los Estados Unidos, las aplicaciones alojadas se están convirtiendo en una alternativa confiable para servidores tradicionales. A veces denominados proveedores de servicios de aplicaciones (ASP), estos hosts de internet proporcionan la infraestructura para una variedad de aplicaciones igual que lo haría un servidor interno, además de la administración y soporte. Por ejemplo, puede suscribirse con un proveedor hospedado de Microsoft Exchange para correo en grupo y calendarización o Base Camp para proyectos de colaboración y gestión de tareas.  Para copias de seguridad Mozy es popular en la red.

De hecho, para las OSCs virtuales con compañeros geográficamente distantes, los ASPs podrían ofrecer mejor acceso que un servidor en la oficina.

A cambio, este tipo de solución provoca algo de pérdida de control sobre sus datos y destino. Sus datos viven "ahí afuera" en la web al cuidado del ASP al que le ha confiado hacer copias de seguridad regulares y tomar las medidas adecuadas para mantener sus datos a salvo y disponibles cuando los necesite.

Almacenamiento conectado a la Red

Si simplemente necesita más espacio compartido centralizado de almacenamiento en red, los dispositivos NAS le permiten agregar almacenamiento basado en disco duro a su red sin tener que instalar y mantener un servidor completo y está disponible por una fracción del costo.

Algunos dispositivos NAS (que van de aproximadamente 150 a 250 GB) son muy básicos, con cabida para una sola unidad de disco duro. Otros tienen ranuras para dos o más unidades, lo que añade más capacidad, redundancia para la tolerancia a fallos (si falla una unidad de disco, las otras unidades pueden continuar para proporcionar acceso a los datos) y un mayor rendimiento. Buffalo Technologies hace NAS de mejor tecnología. Estos dispositivos pueden funcionar también como una solución de copia de seguridad. También puede utilizar un PC viejo equipado con un sistema operativo dedicado NAS como FreeNAS.  

Los servidores de impresión

Del mismo modo, si solo necesita compartir una impresora entre sus usuarios de la red, puede encontrar un servidor de impresión barato (a partir de unos $50 USD) que sólo se encarga de manejar las tareas de impresión entre las computadoras de su personal. No es de extrañar que algunos dispositivos NAS incluyan un servidor de impresión, dado que el compartir archivos e impresiones son dos servicios esenciales que muchas pequeñas oficinas necesitan. Para más información sobre servidores de impresión, revise Linksys o D-Link.

Acceso remoto

Las redes privadas virtuales permiten a los usuarios remotos autorizados acceder a los recursos de la red interna de su organización, tales como los archivos en un NAS o las impresoras compartidas, conservando a los usuarios no autorizados fuera. Esto es especialmente útil para las organizaciones con una oficina central que tienen trabajadores que viajan mucho, o para las OSCs con oficinas satélite que necesitan conectarse a los recursos dentro de la oficina principal (como una base de datos o archivos almacenados). En el pasado, esto sólo era posible con un servidor especial o con costosos y complejos equipos de enrutamiento. Ahora, muchos enrurtadores de banda ancha de nombres familiares como Cisco, linksys y Netgear ofrecen funciones de VPN.

Ampliando su capacidad a medida que crece

Conforme su organización crece, hay varias opciones de servidor disponibles para proporcionar la capacidad de compartir, administrar y tener acceso a su información. Si tiene los conocimientos técnicos, un equipo con Windows u otro servidor con sistema operativo basado en red ofrecen una plataforma versátil para proporcionar una gama de servicios para su organización sin fines de lucro, incluyendo almacenamiento de archivos, servidor de impresión y envío de correo electrónico.

Si necesita mayor capacidad de almacenamiento de datos o un servidor de impresión, los dispositivos fáciles de manejar hacen que sea más sencillo proporcionar estos servicios. Añada esto a los servicios hospedados y puede ofrecer muchas de las funciones que un servidor de oficina tradicional ofrece sin agregar las complejidades que a menudo implica uno.