¿Qué son los datos?

por: 
TSG
Written on: 
Abril 25, 2013

Al digitalizar nuestras operaciones, recopilamos datos. Los datos pueden ser algo tan básico como la cantidad de energía  que utiliza un albergue, la cantidad de dinero que se gasta, o el número de mujeres que se atiende cada mes. Pero, a medida que nuestra capacidad de recoger más datos aumenta, también debe aumentar nuestro conocimiento y la manera en la que analizamos la información. Por ejemplo, si usted o su organización obtienen datos que demuestran que está usando más energía en un espacio a comparación con otro de tamaño similar, usted podría considerar como usa la energía de ambos espacios y hacer cambios. Del mismo modo, si usted sabe que uno de sus albergues sirve a más mujeres que otro, los datos le revelaran que hace a ese albergue menos eficiente. Aprender a utilizar los datos le ayudará a alcanzar mejor misión. Una organización basada en datos da lugar a mejores resultados.

                                                                                                                          

Almacenamiento y Uso de Datos

 

Sus datos pueden, y probablemente están, en todas partes, en todos los formatos posibles. Los archivos de papel, desde hace años, los videos que tomaste que todavía están en VHS, o archivos de computadora en discos. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, es casi seguro que su organización lleva un registro de cuántas mujeres visitan el alberge en un mes. ¿En que forma? ¿Mantienen sólo copias en papel de los formularios de admisión? ¿Introducen los datos en una hoja de cálculo? o ¿Escriben la información en una base de datos? Lo más probable es que utilizan los tres métodos.

 

La información que usted toma en papel y lapiz puede ser el más segura y sencilla. Siempre estará ahí cuando la necesite (salvo un incendio o algún otro desastre), y usted u otros pueden tomar notas en ella para consultarlo en el futuro. Pero a menos que se digitalice, esa información no le ayudara a determinar rápidamente las tendencias en la población, ni va a ser capaz de decirle rápidamente con qué frecuencia una persona busca ayuda. Los registros en papel casi siempre requieren trabajo adicional para entenderse. Y a menos que usted haga suficientes copias en papel y los coloque en varios lugares, la información se puede perder en un desastre natural.  

 

Las hojas de cálculo son un método un poco mejor, porque dan una idea sobre el trabajo que se realiza y como son un registro digital, pueden ser copiadas sin limite. Para efectos presupuestarios, una hoja de cálculo permite visualizar y planificar un presupuesto, pero es una herramienta inadecuada para comprender clientes. Una buena regla es que si usted no necesita realizar cálculos numéricos, probablemente sus datos no necesitan una hoja de cálculo.

 

Utilizando el ejemplo anterior, usted puede averiguar el número de clientes atendidos en un alberge por empleado (de tiempo completo), y usar eso como una medida para comparar el rendimiento de cada alberge o refugio. Sin los datos adecuados, no sería capaz de medir su desempeño. Tener los datos de una forma analizable le permite ver huecos en sus programas y le ayuda a hacer más eficientes en sus operaciones.

 

Además, a menudo es conveniente para ver tendencias más allá de sólo los requerimientos. Por ejemplo, al ver sólo el número de solicitudes de clientes o visitas discretas, se puede ver si los números han aumentado debió al crecimiento de la población, o el corte de servicios por parte de las agencias gubernamentales locales, o gracias a una nueva campaña de publicidad. Este es el tipo de informes que ayudan le pueden ayudar a tomar mejores decisiones y a profundizar su impacto.

 

El uso de datos para medir el rendimiento no se limita a las entradas y las salidas. Los resultados como un mayor conocimiento y cooperación de la comunidad pueden ser capturados en una sola métrica. Las herramientas como bases de datos o sistemas integrantes de gestión (CRM) pueden ayudarle a gestionar las relaciones e interacciones con todos sus grupos de interés. También pueden indicar la magnitud y la cantidad de actividad que tiene dentro de su red de apoyo, que en última instancia está tratando de crecer más allá de sólo números y donaciones.

 

Herramientas comunes para recopilar y analizar datos

 

Como representante de una organización no lucrativa (ONG), usted tiene muchas herramientas a su disposición para recopilar y analizar datos. Aquí una lista de las mas usadas:  

 

Base de datos. Una base de datos almacena información como los registros tal como un archivo de índice de tarjetas digitales. Cada registro puede contener mucha información o muy poca. Una base de datos puede ser personalizada, como una base de datos de donantes o una base de datos de clientes. Aunque la complejidad, funcionalidad y grado de especificidad de cada programa de base de datos es diferente diferir,  el almacenamiento de datos como registros siempre es el mismo.

 

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Es una aplicación de base de datos que se centra en las relaciones y actividades de los individuos registrados en ese sistema. Le da al usuario una interfaz para ver y comprender las actividades y acciones de un donante, cliente o empresa. Mediante el seguimiento de llamadas telefónicas, correos electrónicos y reuniones con los individuos, los usuarios pueden entender y relacionarse de forma proactiva con los clientes .

 

“Business Intelligence Software” o  Software de Inteligencia Empresarial. Es un tipo de software permite analizar datos de diferentes fuentes, incluyendo datos de fuentes en línea, dando una visión global de la organización. Lo mejor es usarlo cuando ya tiene datos recopilados y organizados, y están dispuestos a organizar para el intercambio y el análisis.

 

Próximos pasos para controlar mejor los datos

 

Hemos cubierto muchos temas sobre cómo entender mas los datos,  hay muchas razones para que usted piense acerca de sus datos de manera diferente. Pero si usted tiene recursos limitados y su personal está abrumado, ¿qué puedes hacer?

 

Estas son algunas de las medidas concretas para controlar mejor sus datos:

 

1. Limpie su casa. Para que usted para hacer un balance de lo que usted tiene, usted debe comenzar a pensar acerca de sus datos como un activo para su organización. No es sólo un subproducto de su trabajo, sino más bien la base sobre la cual se puede hacer más y con mayor eficacia. Limpie las fichas de datos y esas hojas de calculo y transfiéralas a un formato limpio y eficiente.

2. Entienda sus datos. Una vez que todos sus datos estén en software, consulte con todas las personas interesadas y piense en que es más importantes para ellos por su trabajo. ¿Es la eficiencia económica? ¿Alcance del impacto? ¿Un retorno de la inversión social? Comprender cada una de sus perspectivas le ayudará a entender como la información puede llevar a la recaudación de fondos o el análisis de impacto a un nivel diferente.

3. Lograr que la información sea convincente. Los datos nos cuentan historias sobre su organización. Presentar informes es una función que está integrada en la mayoría de software de datos. Podría ser tan simple como un gráfico de barras que muestra cifras de primas, a más “infographics” que muestran una variedad de hechos y cifras. El espectro de la complejidad en la visualización de los datos es amplio. Pero el uso de imágenes y efectos visuales hacen que los datos sean más atractivos y fáciles de entender.

 

Uso avanzado de datos

 

Una vez que haya dominado los fundamentos de la colección y análisis de datos, existen otras posibilidades en términos de uso avanzado. Aquí están algunos ejemplos:

Dashboarding. Un tablero o “dashboard,” como en los vehículos, muestra la información en un formato fácil de leer, a menudo este viene de muchas fuentes diferentes.

Análisis sociales. A medida que más datos se generan a partir de las interacciones en línea, los datos de todos sus comentarios en Facebook y Twitter se pueden agregar para entender el alcance y ver los temas populares. Junto con medidas más tradicionales, visitas a sitios Web y las tasas de apertura del correo electrónico, los análisis sociales pueden ser una herramienta poderosa para entender y fortalecer su presencia en línea.

Localización y mapas. Las OSC están empezando a combinar localización y mapas de datos para obtener una visión de su alcance tanto para uso interno como externo. Con mapas, usted puede representar a su base de clientes mediante el uso de sus códigos postales y, por ejemplo, encontrar los distritos escolares y averiguar a dónde es mejor tener una campaña de educación.