Entendiendo las herramientas de videoconferencia disponibles para organizaciones sin fines de lucro

Entendiendo las herramientas de videoconferencia

disponibles para organizaciones sin fines de lucro

Original: Amy Hooper

4 minutos de lectura

Con el mundo cada vez más acostumbrado a la interacción a distancia, la importancia de conectarse con personas a lo largo de diferentes territorios, a través de océanos y zonas horarias diversas sigue aumentando. Tenemos una oferta variada para organizaciones sin fines de lucro y esperamos que estas inviertan inteligentemente al elegir herramientas de videoconferencia. Sabemos que algunas veces elegir la herramienta más adecuada para cada necesidad puede resultar confuso.

En este artículo encontrarás una descripción general de los productos disponibles desde OSC Digital-TechSoup para ayudarte a encontrar la herramienta de videoconferencia perfecta para tu organización.

Zoom: Reuniones simplificadas

Zoom proporciona a sus usuarios una plataforma en la nube confiable que se puede utilizar para reuniones y videoconferencias (audioconferencias) remotas, así como para chat y colaboración en algunos casos. Zoom funciona a través de computadoras de escritorio y dispositivos móviles, así como teléfonos y sistemas de salas de conferencias. Esto lo convierte en una excelente opción para las organizaciones que necesitan un sistema flexible que permita a los usuarios conectarse a través de varias tecnologías disponibles. Ten en cuenta que esta oferta podría no ser la mejor opción si solo necesita una o dos licencias Pro.

Zoom se puede utilizar para reunirse con donantes, voluntarios y socios, así como con personas dentro de la misma organización. Puede grabar sus reuniones en formatos de video, audio y texto y compartir su pantalla con otras personas en una reunión. También puede utilizar un complemento gratuito para Chrome y Outlook para programar reuniones de Zoom fácilmente en agendas.

Los complementos opcionales de Zoom permiten (costo extra):

• Realizar seminarios web con hasta 50 panelistas
• Llevar a cabo reuniones en salas de conferencias equipadas con hardware
• Utilizar Zoom Rooms para la integración de reuniones y calendarios con un solo toque
• Lleva a cabo reuniones “grandes” de hasta 500 personas

Es probable que Zoom se adapte a tu organización si:

• A menudo, necesitas una forma confiable de reunirse de forma remota con colegas, socios u otras personas dentro o fuera de su organización.
• Necesitas capacitar empleados y/o voluntarios de forma remota.

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Microsoft Teams: optimización e integración

Microsoft Teams es una herramienta verdaderamente de colaboración, diseñada para compartir documentos, administrar y comunicarse mientras se integra a la perfección con otros productos en la nube de Microsoft. También permite organizar reuniones en línea utilizando audio y video con cualquier persona dentro o fuera de su organización. Hay funciones disponibles que permiten compartir pantalla, beneficiarse de la asistencia para programar y grabar reuniones. Incluso incluye una función de traducción para cuando se esté trabajando en diferentes idiomas.

La función de "eventos en vivo" permite realizar seminarios web, presentaciones y reuniones grandes con hasta 10,000 asistentes si es que requiere de públicos grandes. Un número de acceso telefónico global y la integración con el hardware de los socios de Microsoft brindan flexibilidad para que empleados remotos o socios de todo el mundo se unan a sus reuniones de la manera que les resulte más conveniente.

Para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams, consulte los cursos de Teams para organizaciones sin fines de lucro de TechSoup.

Teams está disponible como parte Microsoft 365. Teniendo esto en cuenta, podría ser adecuado para su organización si:

• Ya utilizas otros productos de Microsoft y valora la fácil integración con Outlook, Office, Excel y otros elementos de los paquetes de Microsoft. También es excelente si busca reducir costos y utilizar menos herramientas en sus operaciones diarias.
• Requieres capacidad para albergar grandes eventos o reuniones en línea.
• Ciertos grupos de personas de la organización se reúnen con regularidad cotidianamente. Las notas y grabaciones se pueden guardar y acceder a ellas en un hilo de reunión.

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Google Meets: una solución simple, flexible y sin fricciones

A partir de abril 2020 Hangouts se renombra como Google Meets y es parte de Workspace de Google (antes GSuite). Google Meets es el elemento de la videoconferencia de Workspace. Está completamente integrado con Workspace y no requiere complementos adicionales, por lo que tanto colegas, socios y voluntarios pueden unirse fácilmente con solo hacer clic en un enlace. Las reuniones pueden incluir hasta 100 personas, que pueden unirse a través de cualquier dispositivo desde un teléfono móvil hasta un sistema de sala de conferencias.

Las aplicaciones Meet de Android e iOS están disponibles, y se ofrece un número de acceso telefónico específico para la reunión en la opción Enterprise. El acceso a Google Workspace y otros elementos de Google para organizaciones sin fines de lucro se obtiene a través OSC Digital-TechSoup.

Recomendamos probar Meets de Google si:

• Ya usa Workspace u otros productos de Google en su organización.
• A menudo es necesario organizar reuniones de tamaño medio pequeño y mediano.
• Valoras que que las reuniones sean accesibles desde la gran mayoría de dispositivos, sin necesidad de descargar aplicaciones o complementos.

Herramientas de videoconferencia: comparativo

Elegir la herramienta de videoconferencia adecuada para cada organización

Las 3 son excelentes herramientas para las organizaciones que necesitan organizar reuniones con equipo interno de forma remota internamente, con públicos externos o beneficiarios, con  socios o voluntarios.

Para tomar una decisión informada sobre cuál es la adecuada para tu OSC, examina lo que falta en sus sistemas actuales, determina cómo se integraría cada opción con las otras herramientas utilizadas por sus empleados y puede usar pruebas gratuitas disponibles para explorar a fondo la mejor opción. También es importante conocer el costo de inversión determinado para este fin. Es posible igualmente combinar estas herramientas en el día a día de cada organización.

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