Comenzando con Microsoft Teams

por: 
Techsoup
Written on: 
Mayo 29, 2020
Translated by: 
OSC Digital

Original Shruti Ramaswami

Lectura de 4 minutos 

 

Comenzando con Microsoft Teams

 

En medio de la pandemia por COVID-19, muchas organizaciones sin fines de lucro están trabajando horas extras para servir a sus comunidades, al mismo tiempo que reinventan su estructura operativa para adherirse a las pautas de distanciamiento social. Si tu organización ha tenido que adaptarse muy rápido a trabajar desde casa, es probable que este momento también sea estresante y desafiante para ti.

Microsoft Teams es una herramienta integral para ayudar a colaborar de manera efectiva a los equipos de trabajo, organizar proyectos y desarrollar procesos funcionales. El trabajo remoto puede ser un desafío, por eso hemos creado esta introducción para ayudarte a comenzar a trabajar en Teams. Lo mejor de todo es que acceder a Teams es gratuito para organizaciones sin fines de lucro. 

 

¿Qué es Teams?

Microsoft Teams es el centro de trabajo colaborativo de Microsoft 365 y Office 365. Incorpora varios elementos interconectados para permitir que cualquier organización, grande o pequeña, se comunique, colabore de manera efectiva y realice las tareas de trabajo remoto diarias.

Chatear, colaborar y reunirse

Con Teams, la comunicación se simplifica gracias a las funciones integradas de chat y colaboración y por la capacidad de acceder, compartir y editar documentos en tiempo real. Puedes compartir archivos con colegas, chatear individualmente o en un grupo, y organizar reuniones sin moverte del escritorio. 

Programa reuniones con tu equipo o simplemente pasa directamente de la función de chat a una videollamada con solo tocar un botón. Con ciertas licencias, incluso puedes realizar conferencias u otros eventos en vivo de hasta 10,000 espectadores, para que puedas estar cerca de tu comunidad incluso cuando estamos todos separados físicamente. Las organizaciones también pueden agregar conferencias de audio (disponibles para organizaciones sin fines de lucro con un descuento) para los miembros del equipo que deseen marcar solamente por teléfono. 

La Seguridad primero

Pasar al trabajo remoto por primera vez puede generar cierta ansiedad en torno a los datos de tu organización y sobre quién puede acceder a ellos. Teams tiene un profundo compromiso de salvaguardar la privacidad, proteger tus datos contra miradas indiscretas y amenazas de ciberseguridad, y darte control sobre quién puede ingresar a tus reuniones.

Empezando

Teams está incluido en Office 365, por lo que deberás asegurarte de que todos los miembros de la organización tengan licencias de Microsoft 365 u Office 365 para poder acceder a Teams. Puedes encontrar Teams enumerada en las Aplicaciones en la interfaz de Office 365, junto con Outlook, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft.

Si no tienes Office 365, puedes solicitarlo a través de OSC Digital Cemefi o registrarte para obtener una cuenta gratuita de Teams para comenzar a usar la herramienta. Desde allí, puedes iniciar sesión en tu cuenta de Office 365 y comenzar a experimentar con las características que ofrece Teams. Es posible acceder a Teams a través del navegador web o mediante una aplicación de escritorio descargada. Recomendamos utilizar la aplicación de escritorio para un mejor uso y rendimiento. 

OBTÉN TEAMS CON MICROSOFT 365

Ahora puedes crear tus primeros equipos, canales y pestañas. Dedica algún tiempo para experimentar y, si es posible, prueba la configuración con un pequeño grupo de compañeros antes de implementarla en toda la organización.

Los equipos creados son las colecciones de personas, contenido y herramientas que rodean los diferentes proyectos de tu organización. Puedes optar por crear equipos basados ​​en la estructura organizativa, grupos que a menudo necesitan trabajar juntos o una combinación de los dos.

Dentro de cada equipo, hay canales. Estos mantienen las conversaciones organizadas y garantizan que todos los miembros del equipo puedan acceder a los archivos y herramientas que necesitan para cada sección de un proyecto. Si estás implementando un nuevo servicio, por ejemplo, puedes tener un canal para generar ideas sobre la logística, uno para la planificación de las comunicaciones, otro para las finanzas, etc. Organiza tus canales de una manera que hagan sentido para el equipo. (Esto también podría reflejar una configuración que los equipos pueden haber usado con unidades compartidas internas). 

Dentro de cada canal, puedes usar pestañas para anclar recursos que sean relevantes para quienes trabajan en esa área del proyecto. Dentro de un canal de Finanzas, por ejemplo, puede anclar una hoja de cálculo de Excel de los costos del proyecto. 

Para obtener documentación más detallada sobre cómo poner en funcionamiento equipos, canales y pestañas, visita esta página creada por Microsoft.

Siguientes Pasos

Una vez comprendido lo esencial, toma algunas decisiones sobre quién puede crear equipos, cuáles serán sus nombres o títulos y quién fuera de la organización tiene permitido accesos de invitado. Esto ayudará a todos a realizar un seguimiento del propósito de cada canal, proteger los datos confiados a la organización y permitir realizar una transición sin problemas.

Para ayudarte a ti y a tus colegas a acostumbrarse a Teams, intenta crear un equipo específicamente para adopción de la plataforma. Asegúrate de haber incluido al menos una o dos personas que conozcan los conceptos básicos. 

También tenemos una capacitación grabada sobre el trabajo remoto y el uso de Teams. Ver

¡Eso es! Todo listo para comenzar a usar Teams para comunicarse con colegas, programar llamadas y videollamadas, y en general sacar adelante las tareas diarias de operación. Probablemente notarás que se irán ajustando a la forma de usar Teams a medida que el equipo se acostumbra, y eso es algo bueno. Lo importante es que tu organización sin fines de lucro pueda continuar haciendo el trabajo que se ha vuelto aún más importante en estos tiempos sin precedentes.

 

Se inteligente al moverte al trabajo remoto

Este es un momento increíblemente difícil para muchas organizaciones sin fines de lucro, que están luchando por cubrir aún más necesidades que antes, mientras implementan estrategias de trabajo remoto tal vez por primera vez. No es fácil y no es barato. Si te preocupa el presupuesto, Teams podría ser adecuado, ya que viene incluido en Office 365, que muchas organizaciones ya usan. Se adhiere a las pautas de seguridad para que los datos estén seguros (siempre que se implementen las configuraciones de seguridad relevantes), y es relativamente fácil de configurar y usar.

Si aún no tienes Microsoft 365 u Office 365, también puedes aprovechar muchas de las características de Teams. Teams está disponible de forma gratuita, lo que permitirá usar algunas características básicas para probarlo y ver si crees que valdría la pena para tu organización. Además, muchos planes de Microsoft 365 y Office 365 están disponibles como donaciones a organizaciones sin fines de lucro. Nuevamente, también tenemos apoyo de orientación y capacitación disponible mediante los servicios de OSC Digital Cemefi, contáctanos.

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