Microsoft 365 y Google Workspace: herramientas de productividad en la nube para organizaciones sin fines de lucro, ¿cuál es la diferencia?

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Microsoft 365 y Google Workspace: herramientas de productividad en la nube para organizaciones sin fines de lucro, ¿cuál es la diferencia? 

Microsoft 365 y Google Workspace (antes G Suite) son dos excelentes herramientas de productividad, y su organización sin fines de lucro puede obtener versiones donadas y acceso a precios especiales a través de la oferta de OSC Digital Cemefi. No obstante, existen diferencias significativas entre ellas, por lo que es importante que considere cuál es la mejor opción para su organización antes de adquirir o cambiarse a alguna de ellas. 

Características incluidas con ambos servicios: 

• Alojamiento de correo electrónico utilizando un dominio propio, específicamente Microsoft 365/Exchange Online de Microsoft y Gmail de Google. 
• Aplicaciones para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. La suite Office de Microsoft incluye Word, PowerPoint y Excel, mientras que Google incluye Google Docs, Google Slides y Google Sheets. 
• Compartir documentos y trabajo colaborativo. Microsoft usa Teams y/o SharePoint y OneDrive for Business para esto, mientras que GSuite permite compartir y colaborar a través de Google Drive. 
• Servicios de conferencia y chat interno. Microsoft dispone de Teams; Google ofrece Hangouts.  

Siga leyendo para ver una comparación de Google Workspace y Microsoft 365, que esperamos aclare las diferencias entre las dos ofertas en la nube y lo ayude a elegir la mejor para su organización. 

Microsoft 365 

Microsoft 365 adopta un enfoque de “componente básico” (“building block”). Esto significa que hay servicios básicos de referencia, sobre los que se pueden agregar otras herramientas. Las licencias con descuento (como M365 Estándar, Premium E3 y E5) incluyen versiones de escritorio de las aplicaciones de productividad de Office, así como aquellas a las que se accede a través del navegador. Si sus usuarios trabajan de forma remota con internet deficiente o necesitan usar las características más avanzadas de Excel y PowerPoint, una licencia más completa de Microsoft 365 podría ser la mejor opción para su organización sin fines de lucro. 

Google Workspace (antes G Suite) 

G Suite es una de varias ofertas de Google para organizaciones sin fines de lucro, que también incluye acceso a Google Ad Grants y otros productos.  

G Suite está completamente basada en la nube y está descentralizada en el sentido de que cada documento está asociado con un determinado usuario, que también tiene posibilidad para compartir accesos y controles. Esto se presta a una mínima participación de personal de TI o administración, aunque puede administrar centralmente los permisos si lo desea. Como es de esperar, G Suite es ideal para usuarios que están familiarizados con otras aplicaciones de Google. Para utilizar G Suite de la mejor manera, sus usuarios también deberán estar habituados a almacenar, compartir y editar documentos en la nube. Como organización, debe trazar políticas y procedimientos claros para la gestión de documentos, incluida la edición, propiedad y acceso. 

Administración 

Ambas soluciones están diseñadas para una participación mínima de personal de TI o administradores, lo que le ayudará a manejar sus licencias y recursos con paneles claros e intuitivos. Pero también, reducirá los costos administrativos en general, ya que las actualizaciones de características, parches y actualizaciones de seguridad están disponibles automáticamente a través de su suscripción a la nube. 

Comparación de características Google Workspace y Office 365

• Interfase 

Como se indicó anteriormente, es probable que su elección esté influenciada por la familiaridad  de sus usuarios con cada interfaz. Ambos permiten mucha colaboración, aunque los servicios de colaboración de Google se integran más fácilmente con otras herramientas de Google Drive, y Microsoft ha realizado recientemente una inversión significativa para garantizar que Teams pueda ser una plataforma centralizada para acceder a todas las aplicaciones de Microsoft dentro de una interfaz. Ambas plataformas también se integran fácilmente con otras soluciones de gestión de proyectos comúnmente utilizadas por organizaciones sin fines de lucro como Wrike, SurveyMonkey y HubSpot. 

Sin embargo, las aplicaciones de escritorio de Office 365 pueden ser más sofisticadas y completas en funciones que sus equivalentes de Google. Excel en particular ofrece un nivel extremadamente alto de funcionalidad, desde crear y codificar por color prácticamente cualquier tipo de gráfico hasta administrar flujos de trabajo. Por este motivo, si su organización requiere una funcionalidad avanzada en las aplicaciones de Microsoft, como SmartArt de Word o las animaciones geniales que se hicieron posibles en PowerPoint, es posible que esté mejor con Office 365. 

Aunque realmente, cuando se trata de la interfaz en sí, es una cuestión de preferencia de los usuarios. Es probable que un equipo laboral familiarizada con la interfaz de Microsoft encuentre Office 365 más cómodo. Por otro lado, alguien que siempre ha usado los productos de Google se sentirá más familiarizado con la interfaz de usuario dentro de Google Workspace para organizaciones sin fines de lucro. 

• Enfoque en la nube 

Google Workspace está completamente en línea y todos los datos se almacenan en la nube, mientras que Microsoft tiene versiones almacenadas en línea y localmente de sus aplicaciones y servidor de correo electrónico. Si tiene una conectividad confiable, trabajar en la nube no debería ser un problema. Sin embargo, podría ser un desafío si con frecuencia tiene problemas de acceso a Internet o personal que trabaja de forma remota sin una conexión a Internet constante. Las aplicaciones de escritorio actualmente requieren una versión de pago de Office 365, pero se hablará sobre eso más adelante. 

• Correo electrónico 

Los dos servidores de correo electrónico son muy similares, con la excepción de sus técnicas para ordenar el correo. Mientras Microsoft coloca los correos electrónicos en carpetas, Gmail usa "etiquetas", que luego puede usar para filtrar los correos electrónicos que ve.  

• Interoperatividad

Microsoft 365 y Google Workspace ofrecen versiones donadas a organizaciones sin fines de lucro. Por lo tanto, puede sentirse tentado a usar elementos de ambos para satisfacer mejor sus necesidades, y esto es ciertamente posible. Por ejemplo, usted podría mantener su correo electrónico en GSuites pero realizar videoconferencias y colaboración en documentos usando Teams.  

El problema principal será compartir documentos entre las dos plataformas. La posibilidad de que varios usuarios trabajen en un documento al mismo tiempo es una gran ventaja de usar cualquiera de las plataformas, pero esto no es posible entre dos usuarios que usan plataformas diferentes. Para colaborar en todos los servicios, deberá descargar y enviar documentos de un lado a otro. Esto contrarresta la utilidad de las funciones de colaboración y a menudo conlleva el costo de perder el formato en el documento y el tiempo en la administración de múltiples sistemas. 

• Licencias y precios 

Hay versiones donadas de estos dos servicios disponibles para organizaciones sin fines de lucro, con la oportunidad de actualizar a versiones más robustas por una tarifa con descuento o combinar licencias con software donado de descarga e instalación.  

Microsoft proporciona Microsoft 365 Básico para organizaciones sin fines de lucro o E1 (según el tamaño de su organización) como donación, y las organizaciones sin fines de lucro obtienen un descuento en las versiones superiores de Microsoft 365. Google proporciona acceso Workspace Basic como donación, que puede actualizarse a los planes Business o Enterprise más sólidos al precio de mercado. 

Con ambos servicios, puede "mezclar y combinar" sus licencias. Si, por ejemplo, algunos de sus usuarios necesita funciones en la versión de pago de cualquiera de las plataformas, puede optar por actualizar solo esas licencias mientras usa la versión gratuita para todos los demás. De esta manera, solo paga por lo que usan sus empleados. Puede ajustar esto mes a mes.  

Las aplicaciones de escritorio de Microsoft no se incluyen con las versiones donadas de Microsoft 365, pero puede acceder a precios especiales para las organizaciones sin fines de lucro equivalentes a un 75% de descuento a través de OSC Digital.   

• Instalación

Para los usuarios, el proceso de instalación no debería ser un problema, siempre que capacite adecuadamente a quienes no están familiarizados con la plataforma elegida.  

La migración entre Google Workspace y Microsoft 365 puede requerir de la asistencia de un especialista y tiempo de adaptación para sus usuarios, por lo que debe asegurarse de que su migración realmente sea la mejor opción para sus usuarios antes de elegir cambiar.  

De cualquier forma, sugerimos comenzar a mover su red a soluciones basadas en la nube si aún no lo ha hecho. Si decide migrar a cualquiera de estos servicios, OSC Digital-Cemefi puede ayudarlo a gestionar el cambio para que sea una transición sin problemas para su organización.  Contáctenos

Para obtener una visión más detallada de los productos disponibles y sus características, consulte las comparaciones de precios de Microsoft 365 sin fines de lucro y Google Workspace, así como este práctico video de TechSoup diseñado para ayudarlo a seleccionar las licencias de Microsoft 365 adecuadas (video en inglés). 

Dos grandes soluciones para organizaciones sin fines de lucro  

Ambas son herramientas excelentes y potentes con la capacidad de satisfacer las necesidades de la mayoría de las organizaciones. Esperamos que esta comparación le ayude a elegir la mejor opción para su organización sin fines de lucro, ya sea elegir una plataforma, seguir con lo que está utilizando o combinar las dos plataformas para satisfacer mejor sus necesidades.