Recursos para trabajar a distancia y/o de forma remota

por: 
TechSoup - Adaptación OSC Digital
Written on: 
Marzo 6, 2020
Translated on: 
Marzo 18, 2020

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Recursos para trabajar a distancia y/o de forma remota.

Durante el brote de COVID-19… y siempre.

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Cameron Jones

March 6, 2020  - Original aquí 

Lectura de 5 minutos

A medida que el número de casos de COVID-19 continúa aumentando en las comunidades donde vivimos y servimos, las organizaciones están en necesidad de enviar a su personal a trabajar de forma remota, si es que la naturaleza del trabajo lo permite así. Si bien una transición planificada hacia formas de trabajo a distancia generalmente se debería llevar a cabo con tiempo, es posible que sea necesario implementar esta transición rápidamente en escenarios de emergencia como este. 

Debido a que la situación actual con el COVID-19 está avanzando y cambiando muy rápidamente, los recursos tecnológicos que proporcionamos a continuación (la mayoría de los cuales son gratuitos) son opciones que se pueden implementar con relativa rapidez, con poco o ningún soporte de TI externo necesario para hacerlo, y con especial atención en herramientas de comunicaciones y soluciones para compartir información con facilidad.

Por supuesto, hay muchos tipos de organizaciones que no pueden implementar estas políticas de trabajo desde casa debido a las actividades que realizan como museos, refugios, proveedores de atención médica, etc. Pero si tú eres parte de una organización que puede continuar operando con el personal trabajando a distancia, esperamos que la siguiente información sea de utilidad.

Soluciones para comunicación

La mayoría de las organizaciones ahora trabajan con correo electrónico alojado en la nube, incluidos Office 365, Gmail o el correo electrónico alojado por algún otro proveedor de servicios de Internet. Si estás utilizando Office 365 para organizaciones, o G Suite para organizaciones sin fines de lucro, de antemano estas herramientas ya están equipadas para trabajar de forma remota. Ambas soluciones tienen excelentes funciones de comunicación y colaboración que quizás solo  sea necesario reconocer y activar.

Usuarios de Office 365

La aplicación Teams se incluye con todas las licencias de Office 365 Business y Enterprise y se puede utilizar para:

  • Trabajar en documentos de forma colaborativa
  • Compartir archivos
  • Chatear con los miembros del equipo o grupos específicos.
  • Organizar reuniones y/o llamadas
  • Crear canales para albergar grupos de trabajo específicos, que pueden incluir almacenamiento de documentos, funcionalidades de chat y notas compartidas.

Microsoft también publicó recientemente una entrada de blog (en inglés) sobre el uso de Teams para situaciones complicadas.

Usuarios de G Suite for Nonprofits

Si tu organización ya está utilizando G Suite Nonprofit Basic, Google acaba de anunciar (marzo 2020) que hará que la funcionalidad premium de Google Hangouts Meet esté disponible de forma gratuita hasta el 1 de julio. Esto incluye la capacidad de organizar reuniones virtuales para hasta 250 personas y transmisión en vivo para hasta 100,000 espectadores gratis.

Otras opciones para no usuarios de Office 365 o G Suite, que son rápidas y fáciles de configurar

Zoom es una plataforma de video y audioconferencia que permite hacer reuniones en línea simples y mensajería grupal. El personal de una organización puede participar en las reuniones de Zoom desde dispositivos móviles y computadoras portátiles o de escritorio. Aquí hay una publicación (en inglés) en el blog sobre algunos consejos y trucos útiles para aprovechar al máximo Zoom para su organización.

Disponible con beneficios especiales para organizaciones vía OSC Digital - Cemefi.

Workplace de Facebook es otra gran opción que es gratuita para las organizaciones sin fines de lucro. Es como un Facebook interno solo para el personal de empleados y voluntarios de la organización, pero se aloja en una aplicación separada de sus cuentas personales de Facebook. Workplace está diseñado para ayudar a equipos a comunicarse, compartir y tomar decisiones juntos en un espacio seguro y privado en línea, que es independiente de cualquier otra plataforma que use para el almacenamiento de correo electrónico y documentos. Aquí hay una publicación reciente en el blog de Workplace (en inglés) que destaca cómo se puede usar esta herramienta para mantenerse conectado durante el brote de COVID-19.

Slack es otra herramienta de comunicación cada vez más popular que ayuda a mantener a tu organización conectada a través de mensajes directos y grupales junto con "canales" que pueden usarse para centralizar las discusiones sobre temas específicos. Una versión gratuita de su Plan Estándar está disponible para organizaciones con menos de 250 empleados.

TeamViewer es otra opción para organizaciones con personal a distancia. Puede ser utilizado por el personal de TI para administrar dispositivos de forma remota (ya sean computadoras portátiles o dispositivos IoT) o por el personal para colaborar entre ellos utilizando las funciones de videoconferencia y colaboración en línea. Los recursos de soporte de configuración se pueden encontrar directamente a través de TeamViewer.

*Próximamente disponible mediante OSC Digital

Soluciones para gestión de documentos y trabajo colaborativo a distancia

Trabajar de forma remota también se trata de poder compartir y trabajar en elaboración de documentos, fácilmente y en tiempo real, lo que puede ser crítico para completar a tiempo proyectos pendientes o lograr entregables de propuestas a donantes. Nuevamente, si ya cuentas con Office 365 o Google para organizaciones sin fines de lucro, esas soluciones tienen herramientas integradas de almacenamiento de documentos y edición colaborativa en tiempo real, y solo es necesario activarlas.

Usuarios de Office 365

Office 365 viene con muchas opciones para el almacenamiento y uso compartido de documentos en la nube. También puedes aprovechar OneDrive, que es esencialmente un sistema de carpetas en línea para el almacenamiento de archivos. Esto podría ser útil para asegurarte de tener acceso a los documentos y archivos que necesitarás si trabajas de forma remota. Esta es una de las formas más rápidas de obtener documentos en la nube para acceder a ellos desde cualquier lugar.

Para colaborar en archivos y documentos, puedes usar Microsoft Teams (como ya se indicó anteriormente) o sitios de Microsoft SharePoint. SharePoint requiere un poco más de trabajo de configuración, pero puede ser útil, especialmente para compartir documentos con partes involucradas que son externas al equipo. Los servicios de OSC Digital-Cemefi ayudarle a configurar SharePoint para tu organización.

G Suite para organizaciones sin fines de lucro

Para usuarios de G Suite, la oferta gratuita de Google para organizaciones sin fines de lucro incluye Google Drive Basic, una versión comercial de Google Drive que permite configurar los permisos de acceso y uso compartido. Cualquier organización puede usarlo, incluso si usa Office 365, y es una forma rápida de crear un repositorio de documentos en la nube.

Usuarios de BOX

Box es otra gran opción para organizaciones pequeñas (que necesitan 10 licencias o menos) que buscan mover documentos rápidamente a la nube. Box es relativamente fácil de configurar.

Acceso y permisos

Para el uso de cualquier solución de comunicación, colaboración y almacenamiento de documentos en línea, debemos siempre tomar un momento para establecer los niveles de acceso y permisos para integrantes del equipo de trabajo, especialmente si se trata de datos confidenciales sobre donantes o información que por su naturaleza requiera el cumplimiento de acuerdos de confidencialidad, privacidad o similares.

Deseamos que toda nuestra comunidad se mantenga segura y en constante monitoreo de la información y recomendaciones de las autoridades ante esta emergencia.

Edited by: 
OSC Digital